Kontrolli i brendshëm: Mirëmbajtja parandaluese e Një Programi

Ju lexoni për këtë në çdo gazetë në çdo qytet në të gjithë vendin: Disa llogaritar, besuar nga pronari i një biznesit të vogël, embezzles mijëra dollarë. Në qoftë se nuk vihet vjedhjes nga pronari i biznesit, ai me siguri e madhe shkakton një dhimbje koke. Arsyeja dëgjojmë nga këto raste shpesh kështu është se, në një të biznesit të vogël, mund të jetë pronari i vetëm dhe një llogaritar. Pronari nuk bën si e librave, nuk e kuptojnë ata, dhe kjo mbështetet në një person të kujdeset për gjërat. Të llogaritar, i cili është zakonisht i kanë vështirësi financiare personale, merr një sasi të vogël të holla për të paguar synuar it back. Askush nuk të duket njoftim, kështu që më shumë është marrë. Gjatë një periudhe kohore, ajo fillon të ngrejë deri në një shumë të holla. Kjo është ajo ku koncepti i "të kontrollit të brendshëm" vjen in. Në thelb, çdo biznes duhet të ketë, në një nivel, një sistem të kontrollit të brendshëm në vend për të mbrojtur kundër humbjeve, si dhe i qëllimshëm unintentional. Kjo është për shkak "të kontrollit të brendshëm" sistemeve do të: 1) mbrojtjen e parave dhe pasurive të tjera, 2) në promovimin e efikasitetit të përpunimit të transaksioneve; dhe, 3) siguruar besueshmërinë e financiare. Një sistem i kontrollit të brendshëm përbëhet kryesisht nga politikat dhe procedurat e dizajnuar për të ofruar siguri të arsyeshme se këto tre objektiva do të realizohet. Madhësia dhe kompleksiteti i biznesit do të përcaktojë shtrirjen e sistemit të kontrollit të brendshëm. Pavarësisht nga madhësia, një nga aspektet më të rëndësishme të sistemit të kontrollit të brendshëm është koncepti i ndarjes së detyrave. Ndan detyrat e bën më të vështirë për vjedhje dhe për të bërë gabime undetected. Është shumë e pazakontë për dy punonjës të "collude" në një përpjekje për të vjedhur nga kompania. Kam punuar si një auditori të brendshëm për një gazetë zinxhir për tre vjet. Punë u mia për të shkuar në këmbë në zyrat e gazetës për të panjoftuar dhe shkuar drejt e te holla kuti, llogarisin ata, dhe të verifikojë fatura. Një e mia më të rëndësishme të auditimit u hapa për të siguruar procedura të kontrollit të brendshëm të ishin në vendin e punës dhe si duhet. Këtu janë disa sugjerime për procedurat e kontrollit të brendshëm në lidhje me trajtimin e parave të gatshme: - Lejo vetëm individë të caktuar specifike për të trajtuar të holla. - Jepni përgjegjësinë për llogarimbajtje për një individ që nuk merren me të holla. - Përdorimi i numëruar të gjitha faturat e pagesave të dokumentit. - Bëni menjëherë të gjitha depozitat bankare. - Personi i cili përgatitet banka pajtimin duhet të jenë të ndryshme se ajo e trajtimit të holla. - Nëse është e mundur, personi që e bën të depozitave bankare duhet të jetë i ndryshëm se ai i cili merret me të holla dhe që të përgatitet një bankë pajtimit. - Bëni depozitave paprekur me shumat nuk tërhiqet për të paguar shpenzimet. - Mbajeni e parave të gatshme dhe në një bllok çeqesh kyçur sirtar apo arkë. - Që nga tills kurrë nuk do të jetë 100 orrect gjithë kohës, të krijojë një nivel tolerancë për overages dhe mungesat për të përcaktuar pika në të cilën masat korrigjuese do të jetë shkaktuar. - Bëni me këste të kontrolloni të gjithë, me përjashtim të paguhet shuma minimale nga vogla. - Bëni çdo pagesë të caktuar është e lidhur me një letër dokumenti, të tilla si një faturë, për të siguruar se ekziston një letër për të gjitha gjurmët këste. - Kryerja e papritur të rastit akuza të vogla e të parave mbathje. - Count inventarit dhe mjeteve të tjera shpesh dhe krahasuar me librat e kompanisë. Një sistem i kontrollit të brendshëm të ngritur në fillim si një masë parandaluese, është më efektive se sa ngritja e një sistemi korrektiv në reagim në një humbje. Në qoftë se ndodh kështu, që ekziston vetëm ju llogaritar dhe të biznesit të vogël në tuaj, ju keni nevojë për të mësuar se si të bëjë disa nga detyrat llogarimbajtje kështu që ju mund të shikoni spot llogaritar i punës. Kjo, në vetvete, është një masë parandaluese, e shkëlqyer.